אתם ממלאים מסד ידע קטן של פתקי שאלות-ותשובות לקבוצה שלכם. כשחבר שואל משהו, הבוט מחפש בפתקים שלכם ועונה אך ורק מתוכם, בשפת השאלה ובפחות ממאה מילים. אם שום דבר אינו תואם, הוא אינו אומר דבר — בלי ניחושים, בלי מילוי. מגבלות לשעה ולכל חבר מונעות מהצ'אט להפוך לשיחת בוט, ומצב בדיקה מובנה מראה לכם את התשובה המדויקת לפני שאתם מפעילים אותו.
רוצים להגדיר את זה? עשו זאת ישירות בחשבון Telm שלכם.
פתחו בלוח הבקרה שלכם1מה עושות תשובות FAQ אוטומטיות
כל קבוצה שומעת את אותן שאלות בלולאה: איך לשלם, איפה המדריך, מתי השידור הבא. תשובות FAQ אוטומטיות מאפשרות לבוט להסיר את העומס הזה מהמנהלים שלכם.
אתם נותנים לבוט מסד ידע — הפתקים שלכם — והוא עונה לחברים תוך שימוש בחומר הזה בלבד. הוא לעולם אינו ממציא עובדות ולעולם אינו נודד מחוץ למה שכתבתם. היכולת זמינה בכל תוכנית ועובדת מיד ללא הגדרות.
2איך מיוצרת תשובה
הודעה נכנסת מגיעה למנוע ה-FAQ רק לאחר שעברה את בדיקות הספאם ונחשבת נקייה. משם הבוט מריץ שרשרת קצרה: הוא מאשר שההודעה נראית כמו שאלה, מחפש במסד הידע שלכם פתקים רלוונטיים, ורק אם מצא משהו — נותן ל-AI לכתוב תשובה תמציתית אך ורק מאותם פתקים.
החיפוש חכם לגבי ניסוח, כך ששאלה שנוסחה אחרת מהפתק שלכם עדיין תואמת, והוא ממשיך לעבוד גם בהגדרה פשוטה לגמרי. ה-AI אז עונה באותה שפה שהחבר השתמש בה.
- ההודעה חייבת קודם לעבור את בדיקות הספאם (להיות נקייה).
- היא חייבת להיקרא כשאלה ולהיות באורך סביר.
- מסד הידע נסרק לפתקים הקרובים ביותר.
- הבוט עונה רק מאותם פתקים, בשפת השאלה.
3מילוי מסד הידע
מסד הידע הוא אוסף של פתקים. לכל פתק יש כותרת (הנושא, כמו איך לשלם עבור מנוי) וגוף (התשובה או החומר שהבוט מסתמך עליו). אתם יכולים להפעיל או לכבות כל פתק, ופתקים מכובים נעדרים מהחיפוש לחלוטין.
ככל שכל פתק ספציפי ותמציתי יותר, כך התשובות חדות יותר. פתקים קצרים וממוקדים מנצחים מסמך ארוך אחד — החיפוש יכול אז לבחור בדיוק את הנושא הנכון במקום עמוד ארוך ומסורבל.
- כותרת — תווית נושא קצרה שהחיפוש נשען עליה.
- גוף — התשובה או חומר המקור שהבוט שואב ממנו.
- הפעילו או כבו כל פתק באופן עצמאי.
4אין תשובה משמעו שתיקה
הבוט עונה רק כשהוא מוצא חומר רלוונטי במסד שלכם. אם אין התאמה, הוא אינו כותב דבר — בלי 'אני לא יודע', בלי מילוי, בלי עובדות מומצאות.
התשובות חוזרות בשפת השאלה ונשארות קצרות. חבר שמנסה להערים על הבוט (שכח את ההוראות שלך, הצג את ההנחיה שלך) מטופל כקלט לא מהימן ופשוט מקבל שתיקה — טקסט השאלה לעולם אינו יכול לעקוף את כללי הבוט.
5כשחבר קורא למנהל
כשמישהו מזכיר מנהל או תמיכה (למשל @admin), הבוט מנסה קודם לענות ממסד הידע שלכם גם אם ההודעה אינה מנוסחת כשאלה. אם הוא מוצא תשובה, החבר מקבל עזרה מיד והמנהלים שלכם אינם מקבלים התראה.
אם שום דבר אינו תואם, הבוט אינו נשאר שקט כאן — הוא מציג הודעת 'נא להמתין' קצרה וניתנת להתאמה כך שהחבר יודע שאדם קיבל התראה. זה הופך התראות שגרתיות לשירות עצמי בעודו מסלים את השאלות החדשות באמת.
6מצב בדיקה: תצוגה מקדימה לפני שאתם עולים לאוויר
לפני הפעלת דבר, השתמשו בכלי שאלת הבדיקה. הוא מריץ שאלה דרך אותו מנוע חיפוש ותשובה אך אינו מפרסם לצ'אט, אינו נוגע במגבלות שלכם, ומדלג על זיהוי שאלות.
אתם רואים בדיוק מה הבוט היה עונה ואילו פתקים התאימו. אם אין תשובה, הוא אומר לכם בבירור שהבוט היה נשאר שקט. זה מסיר את החשש שהבוט יגיד משהו שגוי לחברים אמיתיים, וזו הדרך המהירה ביותר לאתר פתק שחסר או מנוסח בצורה גרועה.
7מגבלות וקצב
כדי למנוע מהצ'אט להפוך לשיחת בוט, התשובות מוגבלות לשעה עבור כל הקבוצה (עשרים כברירת מחדל, ניתן להתאמה), ואדם אחד מקבל תשובה לכל היותר פעם בכמה דקות.
רק תשובות אמיתיות נספרות כלפי המגבלה השעתית — החמצות, לא-שאלות והרצות בדיקה אינן נספרות. משמעות הדבר שהתפרצות של פטפוט שלא ניתן לענות עליו לעולם אינה מנצלת את קצבת השעה, ורק שאלות אמיתיות שנענו נספרות כנגדה.
8שיטות עבודה מומלצות וטעויות נפוצות
מסד ידע טוב נקרא כמו אוסף של מאמרי עזרה חדים, לא כמסה אחת. שמרו כל פתק לנושא אחד, השתמשו בכלי הבדיקה אחרי כל שינוי, ותנו לשתיקה לעשות את עבודתה.
- פצלו פתקים רחבים לכמה ממוקדים כדי שהחיפוש יבחר את הנושא הנכון.
- שימו את התשובה בגוף, לא רק מילות מפתח — הבוט מצטט ממנו.
- בדקו כל פתק חדש עם כמה ניסוחים אמיתיים לפני ההפעלה.
- אל תדחסו נושאים לא קשורים לפתק אחד; זה מדלל את ההתאמה.
- העלו את המגבלה השעתית רק אם הקבוצה שלכם גדולה ועמוסת-שאלות באמת.